Livre blanc

Les 6 meilleures pratiques pour créer des tableaux de bord efficaces

La caractéristique principale d'un tableau de bord basé sur des données est de permettre aux utilisateurs de voir et comprendre rapidement les données. Avec des tableaux de bord convenablement planifiés, les dirigeants aussi bien que les travailleurs du savoir peuvent trouver des réponses à leurs questions en temps réel en transformant les informations exploitables en actions pour favoriser l'innovation.

Trop souvent, des erreurs sont commises lors de la création des tableaux de bord, ce qui se traduit généralement par une perte d'efficacité, de précision et de temps.

Aussi, comment concevoir des tableaux de bord qui soient à la hauteur des objectifs de votre entreprise ? Comment faire en sorte qu'ils soient adaptés à vos propres besoins, et à ceux de votre équipe et de l'entreprise ?

Ce livre blanc vous expliquera notamment comment :

  • Concevoir un tableau de bord qui se connecte à toutes vos données, où qu'elles se trouvent
  • Fusionner des données issues de sources multiples pour créer une vue holistique
  • Choisir des indicateurs stratégiques qui reflètent les objectifs de votre entreprise
  • Utiliser des graphiques parfaitement adaptés à vos données
  • Accéder aux analyses lorsque vous êtes en déplacement, pour améliorer votre efficacité
  • Partager des tableaux de bord et favoriser la collaboration avec vos collègues, partenaires et clients
  • En prime : 5 erreurs à ne pas commettre dans les tableaux de bord

L'art de créer des tableaux de bord efficaces : 6 meilleures pratiques et 5 erreurs à éviter

Les tableaux de bord sont un outil efficace pour transformer les données en informations exploitables. Pourtant, ils sont souvent négligés ou sous-utilisés.

Des tableaux de bord bien planifiés peuvent être au diapason des efforts de votre entreprise, accélérer la prise de décision, permettre le suivi des performances et améliorer le retour sur investissement. Pourtant, des erreurs sont trop souvent commises lors de leur création, ce qui se traduit généralement par une perte d'efficacité, de précision et de temps.

Pour obtenir une bonne vue d'ensemble, comprendre la situation et prendre des décisions rapides en fonction des données, vous devez créer des tableaux de bord capables de révéler des tendances nettes à partir de nombreux ensembles de données, les mettre en corrélation en fonction de différents indicateurs et proposer des vues synthétiques et des vues détaillées des performances. Le tableau de bord comme source unique d'informations n'est plus une chimère.

Maintenant, comment concevoir des tableaux de bord qui soient à la hauteur de cette ambition ? Comment faire en sorte qu'ils soient adaptés à vos propres besoins, et à ceux de votre équipe et de l'entreprise ?

Les tableaux de bord qui répondent à ces attentes sont en mesure de fusionner plusieurs sources de données et de se connecter à tout type de données. Ils présentent également les données de manière visuelle pour accélérer la compréhension et proposent des fonctions de partage et d'accès sur appareil mobile pour faciliter la collaboration et la capacité d'analyse.

Pour améliorer vos tableaux de bord, inspirez-vous d'abord des 6 meilleures pratiques suivantes. Découvrez également les 5 erreurs à ne pas commettre en la matière.

1. Connectez-vous à toutes vos données

Vous disposez de données et souhaitez les analyser dans un tableau de bord pour en tirer des enseignements. Elles sont probablement nombreuses et stockées à différents endroits. Pour commencer, vous devez vous connecter à toutes les données, internes et externes, qui sont en mesure d'apporter une réponse à vos problématiques. Ne vous contentez pas d'utiliser celles qui sont facilement accessibles. Si vous prenez des décisions importantes en vous basant sur des tableaux de bord, sachez qu'il est essentiel d'exploiter toutes les données pertinentes, où qu'elles se trouvent.

À une époque, les entreprises aspiraient à conserver toutes les données au même endroit. Grâce aux innovations technologiques, cela n'est plus nécessaire aujourd'hui, ni même recommandé.

Les solutions analytiques dans le cloud n'ont désormais rien à envier aux technologies sur site en termes de fiabilité, de performances, de sécurité et de flexibilité. Les meilleures pratiques consistent maintenant à accéder aux données où qu'elles se trouvent, que ce soit dans le cloud ou dans un entrepôt de données sur site.

JetSuite, une société d'affrètement de jets privés basée à Irvine en Californie, cherchait à accélérer sa prise de décision grâce aux tableaux de bord. En réalité toutefois, il s'est avéré que la centralisation des données dans le but de les rendre accessibles à seulement quelques décideurs a constitué un frein.

« Je pense que nous avons fini par comprendre que la centralisation des données et le fait de confier à un groupe d'utilisateurs restreint la prise de toutes les décisions sur la base de ces données était un processus contre-productif et extrêmement lent », explique Keith Rabin, président de JetSuite.

Il poursuit : « Nous devons confier la prise de décision à nos cadres supérieurs, qui en sont responsables au final. Pour cela, nous devons mettre à leur disposition un outil qui permet d'utiliser les ensembles de données volumineux issus de systèmes et de bases de données différents et de les réunir de manière à visualiser les données dont ils ont besoin pour prendre des décisions. »

En mettant à la disposition de chacun toutes les données pertinentes issues de nombreuses sources différentes, les tableaux de bord de JetSuite permettent à tous les utilisateurs de travailler plus efficacement.

Vous pouvez non seulement choisir où stocker vos données, mais également le support que vous utiliser pour interagir avec elles. Vous pouvez créer le tableau de bord sur votre ordinateur de bureau, mais vous souhaitez sans doute que les personnes à qui vous le destinez, où qu'elles se trouvent, puissent le consulter et interagir avec son contenu. Qu'il s'agisse d'un collègue qui travaille à distance ou de commerciaux qui utilisent des appareils mobiles, vous devez fournir un accès sécurisé et pratique à vos tableaux de bord, sinon personne ne les utilisera. Quels que soient vos besoins, la flexibilité est essentielle.

« Ce qui compte aujourd'hui, c'est la mobilité et l'accès aux données. Nous souhaitions que nos utilisateurs puissent accéder à nos données » explique Steve Roy, directeur IT chez JetSuite. « Je n'ai plus à me préoccuper des pare-feu ni des questions de configuration. Les données sont disponibles dans le cloud, sécurisées et toujours disponibles pour les utilisateurs habilités, même depuis un avion JetSuite en plein ciel. »

JetSuite peut désormais prendre toutes sortes de décisions plus rapidement, car la société est en mesure d'exploiter toutes ses données, où qu'elles se trouvent. Cette accélération du processus décisionnel est possible grâce à la publication de l'intégralité des tableaux de bord dans le cloud. Les décisions sont certes plus rapides, mais encore ? « Je dirais qu'elles sont plus précises. Et dans le monde des affaires aujourd'hui, c'est tout simplement essentiel », conclut Keith Rabin.

Libérez tout le potentiel de vos données en utilisant toutes les sources de données existantes, qu'elles soient sur site ou dans le cloud, de la manière qui vous convient.

2. Fusionnez vos données

Deux ensembles de données valent mieux qu'un. Pour l'équipe commerciale par exemple, un tableau de bord présentant uniquement les données relatives aux bénéfices, sans celles qui concernent les découpages régionaux, les clients ou le marketing, aura un impact moindre, car il ne pourra renseigner qu'un nombre limité de décisions.

La plupart des entreprises ont fini par se rendre compte que le fait de stocker toutes les données au même endroit était contre-productif. De nouvelles sources de données apparaissent régulièrement, et il faut les exploiter immédiatement, pas dans plusieurs semaines ou plusieurs mois.

La solution consiste à combiner ou fusionner les données issues de plusieurs sources. En associant des ensembles de données sur la base d'un champ commun, vous pouvez obtenir une vue unique et holistique de différents paramètres tels que les performances et effectuer le suivi de vos objectifs à chaque étape du processus.

Unilever, producteur mondial de biens de consommation, utilise des tableaux de bord pour connaître précisément, au niveau granulaire, le comportement d'achat de ses clients. De noms bien connus et établis comme Dove, Sunlight ou Pond aux récentes innovations comme le purificateur d'eau abordable Pureit, la gamme de produits et de marques commerciales distribués par Unilever est aussi diversifiée que sa clientèle internationale. Il en résulte un nombre important d'ensembles de données à explorer.

Rishi Kumar, directeur Analytique chez Unilever, explique comment la fusion de données améliore la capacité à trouver des réponses aux questions que l'entreprise se pose sur ses clients.

« Ce qui rend le secteur des biens de consommation aussi intéressant, c'est le fait de travailler avec des données très variées. Vous avez des données qualitatives concernant l'appréciation de votre marque, mais également des données quantitatives concrètes sur les comportements d'achat, c'est-à-dire ce que les consommateurs mettent dans leur panier en utilisant leur carte de fidélité. Vous pouvez également obtenir des perspectives plus larges sur le marché avec ACNielsen et IRI, par exemple.

Il est important pour une entreprise comme Unilever de pouvoir fusionner toutes les données pour comprendre pourquoi les clients entrent dans un magasin et remplissent leur panier avec nos produits, et, d'après ces éléments, d'identifier les autres produits potentiels ou tendances que nous devons explorer. Je crois vraiment que l'aspect le plus intéressant de cet outil, c'est qu'il donne lieu à des décisions qui seraient impossibles autrement. La qualité de notre processus décisionnel s'en voit grandement améliorée. »

Les tableaux de bord d'Unilever fusionnent les données pour combler le fossé entre les perspectives globales et locales. Ils permettent aux cadres supérieurs de descendre jusqu'au niveau de détail requis pour trouver une réponse aux questions relatives à leurs activités.

Peu importe le type des données¬: le fait de les combiner en fonction d'un champ commun facilite la compréhension et optimise la prise de décision.

3. Choisissez des indicateurs pertinents

Il est essentiel de choisir des indicateurs pertinents pour vos tableaux de bord. Ils doivent par-dessus tout être adaptés à l'utilisation que vous souhaitez en faire. Cela ne veut pas dire pour autant qu'il faille tous les inclure, loin de là. Vous devez vous montrer très sélectif au moment de choisir les indicateurs qui figureront dans votre tableau de bord.

Pour identifier l'ensemble d'indicateurs adéquat, vous devez prendre en compte les points suivants¬:

  • Comment chaque indicateur contribue-t-il à vos objectifs¬?
  • Pouvez-vous concevoir un indicateur pertinent qui puisse analyser ces contributions¬?
  • Cet indicateur est-il vraiment nécessaire pour contribuer à la réalisation des objectifs¬?
  • Pouvez-vous élaborer une méthode de mesure systématique et continue ?
  • Si vous évoluez dans un marché hautement concurrentiel, pensez à intégrer un indicateur lié aux parts de marché des tiers.
  • L'idéal est de pouvoir expliquer clairement en quoi chaque indicateur de votre tableau de bord a un rapport avec les objectifs de l'entreprise.

Si la plupart des indicateurs de performance permettent aux responsables de se faire une idée de la situation, disposer des indicateurs appropriés aide les utilisateurs à poser des questions et à y répondre afin de découvrir les causes de cette situation. Soyez en mesure d'expliquer clairement en quoi chaque indicateur de votre tableau de bord correspond aux objectifs et à la mission de votre entreprise.

Votre tableau de bord peut par exemple illustrer la manière de mesurer convenablement les performances.

En les comparant d'une année sur l'autre par rapport à un budget donné, vous établissez une correspondance directe entre les indicateurs et les objectifs, pour trouver des réponses à des questions du type¬:

  • Quels sont les taux de croissance atteints ?
  • Observe-t-on des données atypiques ou des tendances aberrantes ?
  • Les objectifs en matière de performances ont-ils été atteints ?

Évaluation des performances

4. Utilisez de meilleures visualisations

Les tableaux de bord sont supposés être consultés facilement et rapidement. Ce n'est généralement pas le cas pour les tableaux et feuilles de calcul remplis de chiffres. L'expression selon laquelle une image vaut mieux qu'un long discours prend ici tout son sens.

Les grandes questions demandent une certaine liberté et une certaine flexibilité pour pouvoir trouver les réponses dans différentes structures visuelles. Sur le marché actuel, il est indispensable de proposer au minimum des graphiques de base intégrés. Néanmoins, c'est la diversité des supports visuels sophistiqués qui permet de faire toute la différence.

Les caractéristiques fondamentales des visualisations modernes

  • Diversité
  • Tout n'a pas besoin de graphiques à barres ou à secteurs. Le cerveau humain traitant un chiffre, une visualisation ou une image comme un « morceau » d'information, la présentation visuelle de données dans un tableau de bord composé de divers graphiques permet d'accélérer fortement le processus de compréhension.

    En utilisant plusieurs types de visualisations, de couleurs et de filtres dans un tableau de bord, vous pouvez rapidement comprendre la situation, la partager et analyser en détail ces questions que les rapports standard ne peuvent tout simplement pas anticiper.
  • Actualité et interactivité
  • Vous avez besoin de trouver des réponses à la volée lors d'une réunion importante ?

    Que les données datent du trimestre dernier, de la semaine passée, ou même de l'heure ou de la minute même, il est indéniable que les données en temps réel amélioreront vos opérations.

    Les tableaux de bord interactifs associés à un flux de données à jour permettent d'effectuer des tâches d'analyse essentielles, telles que filtrer les vues, régler les paramètres, effectuer des calculs rapides et explorer les données sous-jacentes. Trouvez instantanément des réponses aux questions imprévues en quelques clics de souris.
  • Capacité prospective
  • Utiliser des éléments visuels pour observer l'évolution dans le temps d'une influence saisonnière vous donne la possibilité de prévoir et de planifier vos activités correctement. Prenez des décisions en vous appuyant sur les résultats des trimestres peu satisfaisants, des baisses estivales et des hausses de fin d'année.

    L'efficacité opérationnelle et les résultats financiers constituent les priorités de tout directeur des ventes. Mettant ces conseils à profit, ce tableau de bord offre un aperçu convivial des indicateurs clés comme le nombre de commerciaux, le nombre de ventes conclues, le taux de réussite, le chiffre d'affaires, les réductions sur ventes, les commissions et même une carte du chiffre d'affaires d'une année sur l'autre et un tableau des tendances. Simple mais efficace, ce tableau de bord permet à tous les utilisateurs concernés de suivre les performances individuelles ou à l'échelle de la région, ou encore de comparer les résultats des ventes et de visualiser les opportunités qui se présentent.

Présentation globale

5. Utilisez vos données sur le terrain

C'est un fait, les gens passent moins de temps à leur bureau, mais cela ne les empêche pas d'en faire plus. En effet, ils disposent désormais d'autant de données qu'au bureau lorsqu'ils sont en déplacement.

Bonne nouvelle : les solutions mobiles des outils analytiques, qui ont vu le jour il y a quelques années, atteignent un niveau de maturité suffisant pour être utilisées en milieu professionnel. Ce ne sont plus des applications autonomes et limitées. Elles s'intègrent désormais parfaitement aux outils que vous utilisez au quotidien. L'aide à la décision sur appareil mobile tient enfin la promesse d'un secteur vieux de 30 ans : fournir des informations au moment et à l'endroit où elles sont utiles.

Les utilisateurs mobiles, qu'ils soient en déplacement, à différents postes d'un même entrepôt ou dans une autre ville, sont en mesure d'analyser les données et de collaborer au sein d'une même chaîne logistique.

Coca-Cola Bottling Co. Consolidated (CCBCC), la plus grande société indépendante d'embouteillage de Coca-Cola aux États-Unis, cherchait à supprimer un goulet d'étranglement résultant de la disponibilité limitée des rapports.

En fournissant à plus de 800 employés des mises à jour quotidiennes des tableaux de bord sur appareil mobile, CCBCC a réussi à améliorer considérablement sa capacité à trouver des réponses à ses problématiques essentielles.

Shawn Crenshaw, analyste chez CCBCC, explique comment la société utilise les données sur le terrain pour optimiser la chaîne logistique opérationnelle.

« Nos rapports présentent aussi bien des informations de vente que des informations de livraison qui vont intéresser les personnes chargées de l'expédition des produits. Ils incluent également des données allant du marketing sur les marchés locaux, tels que les magasins Walmart, votre café du coin ou votre épicerie, à la livraison du produit réel, en passant par nos performances dans ces magasins. »

CCBCC déploie par exemple un tableau de bord présentant les opérations quotidiennes sur le terrain, destiné principalement aux employés qui effectuent les livraisons. Avant de recevoir ce tableau de bord, les équipes devaient passer énormément de temps à déterminer les priorités des livraisons. Elles souhaitaient pouvoir déterminer où effectuer les livraisons les plus rentables et les plus efficaces, sans passer des heures, voire des jours, à résoudre ce casse-tête.

Kevin King, responsable des analyses et du reporting chez CCBCC, explique : « Grâce à ce nouvel avantage mobile, les employés peuvent désormais consulter le tableau de bord sur la route et savoir où ils en sont.

Ils sont très satisfaits du résultat, car ils sont maintenant en mesure de consulter les données en temps réel pour prendre des décisions immédiates. »

6. Partagez vos données et favorisez la collaboration

Les tableaux de bord ont pour but de partager des informations. Ils sont essentiels dans la mesure où ils permettent à toutes les parties concernées de se pencher sur les mêmes données. Rien ne sert de maîtriser les points cités précédemment si personne ne peut accéder à vos tableaux de bord ni interagir avec eux. C'est pourquoi il est important de veiller à ce qu'ils soient facilement accessibles et partageables.

Optez pour une méthode simple en les communiquant par le biais d'un navigateur, en particulier s'ils peuvent récupérer des données récentes et sont conforment aux politiques de sécurité. Permettez aux utilisateurs d'accéder directement et facilement au tableau de bord en cliquant sur un lien, au bureau ou sur un appareil mobile.

Votre entreprise peut également intégrer des tableaux de bord dans des outils de reporting existants, sur des intranets ou d'autres ressources internes basées sur le Web.

Lors de la création de vos tableaux de bord, testez votre méthode de distribution et demandez leur avis aux utilisateurs. Comme pour tout projet, la réussite repose sur des tests efficaces. Avec l'expérience et en identifiant les méthodes privilégiées par les utilisateurs, vous parviendrez à améliorer le tableau de bord, ainsi que son mode de diffusion.

Si différents utilisateurs interagissent avec les mêmes ensembles de données, ils se posent des questions particulières sur ce qu'ils observent. Il est important qu'au sein de l'entreprise, chaque utilisateur puisse interagir avec les mêmes données pour trouver des réponses à ses questions particulières.

Par exemple, le tableau de bord suivant, connecté directement à Google Analytics, permet de facilement suivre un lien, de cliquer dans les visualisations et d'interagir avec elles pour observer les tendances du trafic d'un site Web. Tous les utilisateurs peuvent se plonger dans ces données et les explorer très rapidement.

Tendances du trafic du site Web

Les cinq erreurs à ne pas commettre lors de la création d'un tableau de bord

Maintenant que nous avons présenté les meilleures pratiques à appliquer pour vos tableaux de bord, voici une liste des erreurs courantes à ne pas commettre.

  1. Se lancer dans un projet trop complexe
  2. Il est facile de se laisser déborder par un projet ambitieux et de vouloir proposer des tableaux de bord en temps réel très détaillés, qui couvrent tous les défis auxquels l'entreprise fait face et proposent de nombreuses possibilités d'exploration. Ne passez pas des semaines ou des mois à mettre au point un tableau de bord parfait. Privilégiez des cycles courts pour le prototype, les tests et les rectifications.
  3. Utiliser des indicateurs que personne ne comprend
  4. La manière dont vous présentez les indicateurs et leurs étiquettes peut vous paraître évidente, mais est-ce que ce sera le cas pour vos utilisateurs ? Vous connaissez vos indicateurs sur le bout des doigts, à tel point que vous oubliez de les faire valider par d'autres personnes. Assurez-vous qu'ils conviennent aux objectifs de votre tableau de bord, mais aussi qu'ils ont du sens pour ceux qui les utiliseront.
  5. Surcharger votre tableau de bord d'éléments graphiques et de widgets peu utiles
  6. Résistez à la tentation et évitez de créer un tableau de bord trop voyant ou trop sophistiqué avec des graphiques à jauge et autres widgets. Aussi attrayant que cela puisse paraître, ces éléments compromettent l'objectif de départ, à savoir informer les utilisateurs rapidement et simplement. Privilégiez la sobriété visuelle.
  7. Attendre la disponibilité d'une technologie complexe ou la réalisation d'importants projets de déploiement d'une solution d'aide à la décision
  8. La mise en œuvre d'une solution d'aide à la décision classique prend souvent beaucoup plus de temps que prévu initialement. Les retards observés dans la mise en place d'un tel projet peuvent se compter en mois, voire en années. Optez pour des applications qui vous permettent de concevoir et distribuer vos tableaux de bord rapidement.
  9. Sous-estimer la maintenance nécessaire pour le tableau de bord
  10. L'exercice ne s'arrête pas une fois que le tableau de bord a été déployé. Si vous ne vérifiez pas la pertinence des indicateurs auprès de vos utilisateurs ou si les données ne sont pas mises à jour, le tableau de bord ne sera pas utilisé. Vérifiez régulièrement l'utilité de votre tableau de bord.

Conclusion

Quel chiffre pouvez-vous atteindre ? Quelles ventes pouvez-vous conclure ? Comment pouvez-vous améliorer votre chaîne logistique ? Combien de vies pouvez-vous sauver ? Quelles modifications pouvez-vous apporter immédiatement pour améliorer les résultats ?

La caractéristique principale d'un tableau de bord basé sur des données est de permettre aux utilisateurs de voir et comprendre rapidement les données. En permettant aussi bien aux dirigeants qu'aux utilisateurs métier de trouver des réponses à leurs questions en temps réel, les tableaux de bord transforment les informations exploitables en actions et favorisent l'innovation.

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