Transformation data et gouvernance chez Bouygues Telecom

Les données sont partout, mais pour les grandes entreprises qui n’ont pas cherché à rationaliser le reporting et à adopter un cadre de gouvernance, les insights peuvent vite être noyées dans la masse d’informations. Travaillant chez Bouygues Telecom, l’un des principaux opérateurs de télécommunications français, je connais bien cette problématique. Lors du Mobile World Congress 2022, j’ai présenté un projet que j’ai dirigé pour mon service. Nous avions pour objectif de réduire le volume de rapports de 25 %, de permettre aux utilisateurs d’accéder aux insights en seulement deux clics et d’intégrer les nouveaux employés 70 fois plus rapidement à l’aide de Tableau.

Étant à l’époque moi-même novice dans ce secteur, ce projet constituait un vrai défi. Mais je suis pleinement satisfaite du résultat.

Transformation data et gouvernance chez Bouygues Telecom

Cette vidéo explique comment vous pouvez rationaliser votre reporting pour accroître son utilisation et adopter une meilleure gouvernance en optimisant la gestion des contenus et des serveurs.

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Voici comment j’ai réalisé cet exercice de transformation des données et de la gouvernance avec Tableau :

 

Le point de départ : les défis du débutant

Lorsque j’ai rejoint mon service chez Bouygues Telecom en 2020, j’ai eu du mal à comprendre les tableaux de bord existants. J'ai été confrontée à quatre problèmes principaux :

  • Le secteur des télécommunications étant nouveau pour moi, je ne connaissais pas tous les termes techniques et acronymes utilisés dans les tableaux de bord.
  • Mon service utilisait des centaines de tableaux de bord, dont certains faisaient doublon ou se recoupaient.
  • La documentation pour l’utilisation en libre-service était limitée. De ce fait, il m'était difficile d’identifier seule les KPI les plus importants, leurs principes de calcul ainsi que les équipes opérationnelles s’en servaient.
  • Plus particulièrement, en tant qu’analyste de données, il était difficile d’intégrer les nouveaux employés, car les droits d’accès étaient gérés manuellement.

J’ai fait part de mes commentaires à mon responsable et à des clients internes aux profils variés (chefs d’équipes, équipes opérationnelles, nouveaux employés et employés de longue date), et il s’est avéré que la plupart d’entre eux partageaient mon point de vue et faisaient face aux mêmes difficultés. Quelques semaines seulement après avoir pris mes fonctions chez Bouygues Telecom, j’ai donc été chargée de faciliter la compréhension des tableaux de bord et l’accès à ceux-ci au sein de mon service.

 

La planification : commencer avec les objectifs en tête

Pour que ce projet réussisse, je m'étais fixé trois objectifs principaux :

  • Accélérer la prise des décisions métier en réduisant le nombre de tableaux de bord
  • Améliorer la compréhension des différentes parties prenantes en améliorant la documentation
  • Automatiser les droits d’accès pour gagner du temps

J’ai inclus plusieurs groupes de parties prenantes dans ce projet, notamment des analystes de données expérimentés, mes clients internes et l'équipe centralisée Tableau de Bouygues Telecom afin qu’ils disposent tous des mêmes informations pour partager leurs commentaires sur ma méthodologie.

 

Méthodologie : commencer et finir avec les utilisateurs directs

Ma méthodologie comportait quatre étapes principales :

  • Confirmer les principales difficultés avec les utilisateurs directs. Pour cela, j’ai réalisé des dizaines d’entretiens avec mes clients internes, afin d’identifier les principaux problèmes et les solutions qu'ils souhaiteraient idéalement voir implémentées dans Tableau.
  • Épurer le Tableau Server de mon service. Cette étape se décomposait en trois opérations principales : Archiver tous les tableaux de bord obsolètes qui n’avaient pas été consultés durant les 6 derniers mois, fusionner ceux qui contenaient des informations redondantes, et enfin ajouter des descriptions et des mots clés à tous les autres.
  • Concevoir un nouveau système d’organisation. À l’aide des descriptions, j’ai pu concevoir une arborescence sur Tableau Server avec seulement deux niveaux de hiérarchie, organisée en rubriques et sous rubriques. Pour cette nouvelle arborescence, j’ai créé une nouvelle carte de droits d’accès ainsi que plusieurs groupes d’utilisateurs Tableau afin d’autoriser l’accès des utilisateurs aux tableaux de bord en fonction de leur identité.
  • Préparer la transition. J’ai réalisé des tests utilisateur avec les clients de différents services en leur fournissant plusieurs licences Tableau afin de garantir une transition fluide. Enfin, j’ai partagé une documentation complète pour préparer mes clients au changement.

 

Bilan pour l'entreprise : des résultats très positifs à l’issue du projet

D'un point de vue quantitatif, les résultats sont les suivants :

  • Le nombre de tableaux de bord au sein de mon service a été réduit de 25 %.
  • Il est possible d’accéder à tous les tableaux de bord Tableau en moins de deux clics grâce à la nouvelle arborescence.
  • Tous les tableaux de bord ont été documentés avec des descriptions utiles.
  • L’ajout de nouveaux utilisateurs est 70 fois plus rapide.

 

D’un point de vue qualitatif, les résultats sont également satisfaisants :

  • Les clients internes sont beaucoup plus indépendants dans leur recherche d’informations.
  • La sécurité a été renforcée par de nouveaux droits d’accès et des filtres utilisateur Tableau.

Comment vous lancer au sein de votre entreprise ?

Si vous êtes confronté à des défis similaires, voici quelques conseils que je partage volontiers avec vous. En tant que débutant, ne sous-estimez jamais votre intuition. Par exemple, si les informations vous semblent confuses, il est probable qu’elles le soient aussi pour d’autres. Partagez donc votre point de vue sur les améliorations possibles de votre organisation ! En outre, si le projet est complexe, soyez modeste au départ et privilégiez les gains rapides. Dans mon cas, je n’ai pas commencé par concevoir la nouvelle arborescence et élaborer la carte des droits d’accès. Je me suis d’abord concentrée sur l’archivage des tableaux de bord obsolètes : une mesure très rapide à mettre en œuvre avec un impact immédiat.

Enfin, la communication est cruciale dans les projets de transformation : J’avais anticipé une certaine réticence de mes clients internes à changer leurs habitudes d’utilisation des KPI, mais la transition s’est en réalité déroulée sans heurts. Je pense que c’est parce que j’ai largement partagé mon plan d’action et ma méthodologie, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, puisse partager ses commentaires et se sente écouté.

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