Gagner du temps sur la création d'analyses financières avec Tableau

Note du rédacteur : Sam est spécialisé dans la création de fonctions financières pour InterWorks, notamment dans le but d'optimiser les performances du reporting. Cet article se base sur ses propres articles de la série « Tableau for Finance », publiée sur le blog d'InterWorks.

Quelle est la ressource qui a le plus de valeur pour votre équipe financière ? Vous allez me dire que ce sont vos collaborateurs. Si vous disposez des bons talents, aux bons postes, avec toutes les compétences nécessaires, quelle est alors votre réponse ? Pour moi, c'est le temps.

Le temps est vraiment un luxe dans mon travail, et j'imagine que c'est aussi le cas pour de nombreuses équipes financières. Par expérience, je sais que les services financiers font preuve de constance et de persévérance pour créer des rapports selon des délais stricts. Mais nous demandons-nous si cette attitude permet d'utiliser efficacement le temps limité et d'atténuer la pression lorsque le temps vient à manquer ? Je vais explorer cette question ici et mettre en lumière une ressource qui a apporté des avantages considérables pour moi, mon équipe et la société entière.

Les rapports utilisés par les services financiers sont majoritairement créés dans Excel. C'est la solution de référence et les utilisateurs apprécient son côté rassurant. Excel a toujours proposé des fonctions qui s'adaptent facilement en formules.

Je ne compte plus le nombre de classeurs que j'ai créés dans Excel, autant de comptes-rendus figés dans le temps qui ne peuvent pas rivaliser avec les données agrégées en temps réel.

Selon moi, la principale limitation d'Excel, c'est la rapidité avec laquelle les rapports deviennent obsolètes, car de nouvelles transactions et de nouveaux ajustements sont envoyés en permanence dans notre système comptable, ce qui nous oblige à recréer les rapports. C'est une perte de temps énorme, et je ne vous parle même pas de devoir présenter un classeur à feuilles multiples à un utilisateur final qui ne connaît pas forcément Excel.

Vous devez vérifier les formules, contrôler la précision du rapport et faire en sorte que les données ajoutées et les modifications apportées correspondent aux attentes de vos supérieurs. En général, je fais tout cela immédiatement en raison des délais. Or, le reporting et les analyses ne représentent qu'une partie de mon travail.

Oui, je suis fier de mettre au point une formule complexe qui imbrique des agrégations, des fonctions de recherche, des instructions IF, qui combine des données issues de plusieurs feuilles, et qui fait 20 lignes. C'est une véritable œuvre d'art !

Mais quand les formules deviennent de plus en plus longues et recherchent des informations dans des sources de plus en plus nombreuses, il devient difficile de garder le contrôle et de garantir des résultats précis. Dans un monde idéal, la forme des données source ne change jamais et il suffit d'importer des données à jour. Mais c'est rarement le cas.

Excel finit par atteindre son point critique et planter. Vous perdez votre travail et devez passer du temps à essayer de le récupérer. Bonne nouvelle : avec Tableau, ces problèmes sont de l'histoire ancienne.

Tableau fait gagner du temps aux équipes financières et des opérations. Je peux en témoigner. Tableau permet aussi à ceux qui utilisent les rapports de gagner du temps, dans la mesure où nous collaborons à leur création afin de faciliter l'interactivité et la compréhension.

J'ai suivi une formation de comptable, je ne sais ni coder ni écrire des scripts. J'ai mis du temps à m'adapter à Tableau pour le reporting et les analyses. Mais est-ce que je suis content d'avoir sauté le pas ? Absolument, et je regrette de ne pas l'avoir fait plus tôt. Qu'on ne se méprenne pas, Excel fait toujours partie de mon quotidien, mais il joue un rôle différent. Tableau est aujourd'hui ma solution de référence.

Dans une journée classique, j'essaie de caser 10 heures de travail. Sans Tableau, je devrais en caser 20 ! À présent, je souhaiterais vous présenter quelques fonctions essentielles de Tableau qui m'ont été très utiles et qui le seront aussi sans doute pour vous.

Connexions de données en direct

Vous vous demandez certainement comment vous pouvez vous connecter en direct aux données de votre société. Tableau propose des connexions aux sources de données, qui ne nécessitent pas de recourir au codage. Vous pouvez vous connecter à la plupart des bases de données, du moment que vous disposez des autorisations nécessaires (comme dans l'image ci-dessous). Avec une connexion en direct à votre système CRM, les rapports Tableau s'actualisent en temps réel ou selon une fréquence définie. Et vous pouvez bien évidemment vous connecter à vos feuilles de calcul Excel. Voici l'écran qui s'affiche au démarrage de Tableau :

Ci-dessus : à l'ouverture de Tableau, l'écran affiche des options de connexions aux sources de données.

Automatisation

Parmi tous vos rapports, combien sont produits manuellement dans Excel chaque mois ? Ici ce n'est pas tant le nombre de rapports qui compte, c'est le temps investi dans la préparation des données, la création des formules, la vérification des données et la production finale.

Tableau se charge d'effectuer toutes les mises à jour de données, vous faisant gagner un temps considérable. Nous avons publié plusieurs tableaux de bord divisés en deux catégories : le reporting sur les performances et le reporting sur la conformité. Les données guident nos décisions : les décideurs ont donc besoin de consulter des données à jour.

Quels que soient vos besoins en matière de reporting, les tableaux de bord conçus et publiés avec Tableau permettent une analytique en libre-service. Les besoins en maintenance sont réduits, grâce à l'actualisation automatisée des données, ou les fonctionnalités de filtrage permettant de sélectionner les aspects analytiques les plus pertinents pour votre public.

Un classeur Excel peut-il :

• Se mettre à jour automatiquement toutes les heures ?
• Proposer un accès 24 h/24 et 7 j/7 depuis un navigateur ?
• Permettre à des utilisateurs individuels de filtrer les données ?
• Proposer des abonnements pour que les utilisateurs soient informés quotidiennement ?
• Proposer différentes autorisations pour modifier, manipuler ou télécharger le contenu en fonction du type d'utilisateur ?

Unions, jointures et combinaison des données

Une fois que vous êtes connecté à une source de données, vous pouvez voir toutes les feuilles ou tables qu'elle contient, et que vous pouvez réunir. Dans Excel, vous devez recourir à des fonctions VLOOKUP ou SUMIF, ou utiliser des formules pour créer des liens entre feuilles.

Une fois que vous déterminez le cadre de votre union ou jointure, Tableau garde vos choix en mémoire et vous n'avez pas besoin d'actualiser vos fonctions de recherche ou formules d'audit lorsque vous ajoutez des lignes ou des colonnes.

Cette image présente plusieurs tables de Salesforce, réunies par un simple glisser-déplacer.

Ce tableau de bord permet aux équipes de voir les performances du capital par secteur et d'obtenir des informations détaillées sur les placements sous-jacents.

Les trois fonctions présentées ci-dessus ont transformé ma manière de travailler avec des données financières, mais je suis loin d'avoir découvert toutes les formidables possibilités de Tableau. Plus je travaille avec cette plate-forme, plus j'y découvre des avantages. Pour découvrir d'autres manières dont les analyses financières dans Tableau vous permettent de générer de la valeur et de gagner du temps, lisez notre rapport complet ici.

C'est peut-être un pas vers l'inconnu, mais sachez que vous trouverez très rapidement vos repères.