Article initialement publié sur CIO.com.

Les entreprises ont pendant longtemps considéré qu'une procédure rigoureuse, des contrôles stricts et un accès restreint aux données et aux solutions de reporting étaient indispensables à la gouvernance dans le cadre du déploiement d'une solution d'aide à la décision (BI). Elles pensaient en effet que mettre la création et l'application des règles sous la responsabilité d'un groupe IT restreint et centralisé permettait de limiter les risques de mauvaise utilisation.

Malheureusement, une approche aussi rigide de la gouvernance handicape les utilisateurs métier qui disposent du contexte nécessaire et sont les mieux placés pour découvrir des informations exploitables dans les données et en tirer parti. Cela favorise souvent l'émergence du « shadow IT », avec des conséquences telles que l'utilisation de données non approuvées pour des activités cruciales, des processus non autorisés et des outils non pris en charge, et sans possibilités d'assistance en interne. Ce type de pratique expose l'entreprise entière à des risques considérables. En particulier, le risque de prendre de mauvaises décisions ou de compromettre accidentellement l'intégrité des données augmente considérablement lorsque l'IT est ainsi contourné en raison d'une approche trop restrictive de la gouvernance. Il existe pourtant une meilleure solution.

Les leaders du secteur de la BI ont l'opportunité de repenser leur stratégie et de mettre en place des initiatives de gouvernance conçues pour encourager et faciliter l'utilisation des données, tout en limitant les risques. Pour bon nombre d'entreprises, une telle notion semble aller à l'encontre des pratiques existantes en la matière, et implique un changement radical dans le fonctionnement de l'IT et sa façon d'aborder la gouvernance avec ses différents interlocuteurs. Le magazine Harvard Business Review a récemment publié un article intitulé « What's Your Data Strategy? », qui présente deux types de stratégies possibles pour les données : offensive et défensive. En clair, il s'agit des exigences de l'IT en termes de sécurité des données et des besoins de l'entreprise qui cherche à exploiter ces dernières pour générer de la valeur. Les plates-formes analytiques nouvelle génération permettent de concilier les deux : garantir la sécurité des données et en exploiter pleinement le potentiel.

5 bénéfices essentiels attendent les entreprises qui abandonnent la culture de restriction au profit d'une culture de l'autonomisation.

1. Une adoption plus large pour optimiser la prise de décision

Une entreprise ne peut valoriser ses données que si elle donne à ses employés les moyens de les explorer, les découvrir et les analyser pour déceler des informations exploitables. Il lui faut alors un modèle de gouvernance conçu pour soutenir une adoption à plus grande échelle et rapidement intégrer les nouveaux utilisateurs de manière responsable et en toute sécurité.

L'impact augmente de manière exponentielle lorsque les utilisateurs métier, qui n'ont généralement pas de compétences techniques avancées, sont encouragés à trouver eux-mêmes les réponses dans des données fiables, qu'ils connaissent et comprennent. Ces utilisateurs disposent du contexte nécessaire pour traduire en actes les informations que fournissent les données. Découvrez par exemple comment Tim Letona, analyste chez REI, crée un modèle pour mieux comprendre le déroulement de ses projets et les coûts qu'ils impliquent.

2. Une confiance accrue dans les résultats

Dans le cadre de cette transition, les utilisateurs doivent participer activement au processus de gouvernance qui prend en charge les initiatives de l'entreprise en matière d'analytique. Lorsqu'ils ont plus de pouvoir, ils se sentent investis d'une responsabilité personnelle en matière de gouvernance.

À mesure qu'ils font des découvertes et gagnent en confiance, les utilisateurs sont plus enclins au partage d'informations et à la collaboration, ce qui alimente cette dynamique et favorise d'autant plus l'adoption. Cette confiance retrouvée est la clé pour étendre la prise de décisions basées sur les données à toute l'entreprise. Encouragez vos employés à participer à la découverte d'informations et à la mise en place d'une culture de l'analyse en libre-service.

3. Élimination du « shadow IT »

Le « shadow IT » est le résultat de politiques rigides et restrictives. Ce phénomène peut donner lieu à des pratiques analytiques non validées et peu fiables, mais peut rapidement être évité avec un modèle de gouvernance qui donne plus de pouvoir aux utilisateurs grâce au libre-service.

L'avantage pour les utilisateurs est clair : s'ils n'ont plus à agir à l'insu de l'IT, ils peuvent s'investir pleinement dans un environnement fiable et validé qui prend en charge leurs processus métier, et ne sacrifient alors plus la sécurité au bénéfice de l'agilité.

4. Une équipe IT plus stratégique

Lorsqu'une initiative de gouvernance BI consiste à restreindre l'accès, les ressources IT consacrent une trop grande partie de leur précieux temps à définir et appliquer des règles à cette seule fin. En adoptant une stratégie de gouvernance qui favorise l'utilisation généralisée et délègue l'autorégulation aux utilisateurs, l'IT peut endosser un rôle plus stratégique pour soutenir les initiatives BI.

Ce changement de mentalité donne l'opportunité à l'IT d'être plus proche des processus métier qu'il doit soutenir. L'IT a alors plus de temps pour se focaliser sur l'innovation, la recherche et le développement, et proposer de nouvelles sources de données, de nouveaux outils et de nouvelles techniques qui valorisent la BI dans toute l'entreprise. Découvrez comment Jeff Strauss, responsable BI et Analytique chez Conversant Media, suit les initiatives R&D de l'IT.

5. Une sécurité fiable grâce à la réduction des risques

Les entreprises qui adoptent une approche restrictive de la gouvernance se laissent souvent leurrer par une illusion de sécurité pour la façon dont les données et l'analytique sont utilisées. Si les utilisateurs et les adeptes du « shadow IT » se servent de données mises à disposition par l'IT pour alimenter des processus et des analyses qui échappent au contrôle de l'IT, les données en question deviennent rapidement moins fiables et moins sûres. Si les utilisateurs peuvent faire confiance au processus de gouvernance et avoir l'assurance que les règles sont adaptées aux besoins de l'entreprise tout en permettant l'agilité nécessaire, ils seront bien plus enclins à les respecter et à éviter de prendre des risques inconsidérés.

Alors que bon nombre d'entreprises ont à l'esprit la modernisation des plates-formes analytiques et BI, l'heure est venue d'adopter un modèle de gouvernance conçu pour une approche libre-service responsable et pour maximiser l'impact et la portée de l'analytique.

En savoir plus

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