6 prácticas recomendadas para crear dashboards eficaces


Resumen | Lo que aprenderá: 

El sello de un dashboard basado en datos es que otorga la capacidad de ver y comprender los datos a la velocidad del pensamiento. Los dashboards bien planeados permiten a los líderes de negocios y los trabajadores del conocimiento hacer y responder preguntas en tiempo real, pasar de la información a la acción y fomentar la verdadera innovación.

Sin embargo, con frecuencia se cometen errores en la creación de los dashboards, muchas veces a expensas de la eficacia, la precisión y horas de tiempo perdido.

Entonces, ¿cómo puede diseñar dashboards que estén a la altura de los objetivos de su organización? ¿Cómo puede crear dashboards que sean adecuados para su trabajo, su equipo y su empresa?

En este informe, aprenderá:

  • Cómo conectar todos sus datos a un dashboard, sin importar dónde se encuentren.
  • Cómo combinar datos de múltiples fuentes para obtener una visión integral.
  • Qué métricas clave debe incluir en sus dashboards para reflejar los objetivos de la organización.
  • Cuáles son los tipos de gráficos más apropiados para sus datos.
  • Cómo acceder a análisis móviles sobre el terreno para incrementar la eficacia y la velocidad.
  • Cómo compartir dashboards para colaborar con colegas, socios y clientes.
  • Adicional: cinco errores de dashboards que querrá evitar.

Continuar leyendo...

Creación de dashboards eficaces: 6 prácticas recomendadas y 5 errores que querrá evitar

Los dashboards son herramientas eficaces para convertir los datos en información útil. Aun así, suelen ser desestimados y desaprovechados.

Los dashboards bien planeados permiten alinear los esfuerzos de una organización, acelerar la toma de decisiones, supervisar los resultados de rendimiento e incrementar el retorno de la inversión. Sin embargo, con frecuencia se cometen errores en su creación, muchas veces a expensas de la eficacia, la precisión y horas de tiempo perdido.

Para ver y comprender el panorama completo y tomar decisiones rápidas basadas en datos, debe diseñar dashboards que reflejen lo que realmente sucede en muchos conjuntos de datos, detecten patrones en múltiples métricas y proporcionen un resumen del rendimiento junto con vistas detalladas de este. El dashboard considerado “fuente de veracidad única” no es un mito.

Entonces, ¿cómo puede diseñar dashboards que cumplan con todas esas expectativas? ¿Cómo puede diseñar dashboards que sean adecuados para sus metas, su equipo y su empresa?

Los dashboards que satisfacen estas necesidades ofrecen conexiones para distintos tipos de datos y la capacidad de combinar múltiples fuentes de datos. También presentan los datos visualmente para que puedan comprenderse más rápido y admiten el uso compartido, así como opciones móviles, para una mejor colaboración y mayor comodidad.

Para crear los mejores dashboards, comience por considerar las siguientes seis prácticas recomendadas. Además, no olvide consultar la sección adicional, que incluye cinco errores críticos que querrá evitar.

1. Conéctese a todos sus datos

Suponga que tiene datos y desea analizarlos y obtener información de ellos mediante un dashboard. Lo más probable es que tenga muchos datos en varios lugares diferentes. Para comenzar, debe conectarse a todos los datos (internos o externos) que puedan aportar información para responder sus preguntas. No se conforme solo con los datos a los que pueda acceder fácilmente. Si va a tomar decisiones clave para su negocio con dashboards, es fundamental comenzar con todos los datos pertinentes, sin importar dónde se encuentren.

En otra época, las organizaciones aspiraban a tener todos sus datos en un solo lugar. Pero con las innovaciones continuas de hoy en día, eso ya no es necesario ni es una práctica recomendada.

Ahora, las soluciones de análisis basadas en la nube están a la par de la tecnología en las instalaciones físicas (in situ) en lo que respecta a fiabilidad, rendimiento, seguridad y flexibilidad. La nueva práctica recomendada consiste en tener acceso a los datos donde se encuentren, ya sea en un almacén físico o en la nube.

JetSuite, una empresa de alquiler de aviones privados con sede central en Irvine (California), necesitaba acelerar su proceso de toma de decisiones con dashboards. Sin embargo, descubrió que contar con datos centralizados únicamente para un grupo selecto de responsables de la toma de decisiones, en realidad, entorpecía el trabajo de la empresa.

“Creo que, con el tiempo, nos dimos cuenta de que centralizar todos los datos e intentar tener un grupo dedicado exclusivamente a tomar decisiones a partir de dichos datos ya no funciona. Y también es un proceso lento, extraordinariamente lento”, explica Keith Rabin, presidente de JetSuite.

“Por eso, tenemos que trasladar esa toma de decisiones y ese poder a nuestros administradores, y ellos deben tener la última palabra. Tenemos que darles la capacidad de extraer enormes conjuntos de datos procedentes de diferentes sistemas y bases de datos, conectarlos y ver los datos que necesitan para tomar las decisiones”, continúa Rabin.

Concediendo capacidades a toda la organización con los datos adecuados de muchas fuentes diferentes, los dashboards de JetSuite ayudaron a todos a ser más eficientes en su trabajo.

No solo puede decidir dónde almacenar sus datos, sino también dónde interactuar con ellos. Puede diseñar su dashboard en su equipo de escritorio, pero probablemente desee asegurarse de que las personas adecuadas puedan verlo e interactuar con él, desde cualquier lugar. Tanto si se trata de un colega de otra región como de un equipo de ventas que viaja y trabaja con dispositivos móviles, usted debe proporcionar acceso seguro y cómodo a sus dashboards. De lo contrario, nadie los usará. La flexibilidad es la clave para satisfacer sus necesidades específicas.

“El concepto de la movilidad y el acceso a los datos es lo más importante en estos días. Deseábamos liberar los datos y ponerlos a disposición de nuestros usuarios”, explica Steve Roy, director de TI de JetSuite. “No debo preocuparme por los firewalls ni por realizar configuraciones correctamente. Los datos están a salvo en la nube, para que mis ejecutivos principales accedan a ellos en cualquier momento, aun desde un avión de JetSuite, a 40 000 pies”.

En JetSuite, se toma toda clase de decisiones con más rapidez porque la organización usa todos sus datos en muchos lugares diferentes. Estas decisiones más rápidas son posibles gracias a que JetSuite publica todos sus dashboards en la nube. Y ¿cómo son esas decisiones más rápidas? “Diría que son más precisas. Y eso es indispensable en el mundo de los negocios de hoy en día”, afirma Rabin.

Libere el máximo potencial de sus datos usando todos sus datos como y donde quiera, sin importar dónde se encuentren, en la nube o en las instalaciones físicas.

2. Combine sus datos

Un solo conjunto de datos puede ser menos eficaz que dos conjuntos de datos. Por ejemplo, para quien se dedica a las ventas, un dashboard que solo incluye datos de perfil (y no contiene datos de territorio, empresa o marketing) agrega menos valor, ya que solo respalda una limitada variedad de decisiones.

La mayoría de las empresas llegaron a la conclusión de que la vieja meta de cargar todos los datos en un único destino de almacenamiento es una causa perdida. Constantemente aparecen nuevas fuentes de datos, y las empresas necesitan los datos de inmediato, no en seis semanas ni en seis meses.

La solución consiste en combinar los datos de múltiples fuentes. Combinar distintos conjuntos de datos en un campo común permite obtener una visión única e integral de cosas como el rendimiento de ventas y hacer un seguimiento de las metas alcanzadas en cada paso del proceso.

Unilever, una empresa global de bienes de consumo, usa dashboards de datos para obtener más información acerca de las tendencias relacionadas con los consumidores y los clientes en un nivel granular. Desde las marcas tradicionales, como Dove, Sunlight y Pond’s, hasta las últimas innovaciones, como el asequible purificador de agua Pureit, la gama de marcas y productos de consumo de Unilever es tan variada como su base de consumidores global. Eso se traduce en un gran número de conjuntos de datos diferentes para examinar.

El director de análisis, Rishi Kumar, explica el efecto que tiene la combinación de datos sobre la capacidad de Unilever de responder preguntas acerca de los consumidores.

“Una de las cosas interesantes de trabajar con bienes de consumo es que se maneja una gran variedad de datos: datos cualitativos de opiniones sobre una marca y datos cuantitativos muy concretos acerca de los comportamientos de compra de la gente y lo que esta adquiere con tarjetas de fidelización y descuentos. También se obtiene una perspectiva más amplia del mercado gracias a ACNielsen, IRI, etc.”, explica Kumar.

“Para Unilever, es importante poder combinar todos estos datos a fin de comprender por qué las personas entran a la tienda y terminan llenando sus cestas de la compra con sus productos. Además, de acuerdo con esas motivaciones, Unilever puede determinar cuáles son los productos o las tendencias probables en que debe participar como organización. Lo verdaderamente interesante es que se pueden tomar decisiones que no se podrían tomar de otra manera. Y se toman decisiones de mejor calidad”, agrega Kumar.

Los dashboards de Unilever combinan datos para reducir la brecha entre la perspectiva global y la perspectiva local. Permiten que cada administrador profundice al nivel de detalle que desee para responder las preguntas acerca de su propio segmento de negocios.

Independientemente del tipo de datos, combinar sus datos en un campo común le permite comprender más y tomar mejores decisiones.

3. Elija métricas importantes

Es fundamental que incluya métricas relevantes en su dashboard. Sobre todo, las métricas deben ser pertinentes al trabajo que se hará. Pero eso no significa que se deban incluir todas las métricas, en absoluto. Debe ser muy selectivo en la determinación de las métricas que merecen un espacio en su dashboard.

Para encontrar el conjunto de métricas adecuado, considere lo siguiente:

  • ¿Qué aporta cada métrica para sus objetivos?
  • ¿Puede diseñar alguna métrica significativa para medir esas contribuciones?
  • ¿Esta métrica es realmente necesaria para el logro de los objetivos?
  • ¿Puede crear un método de medición sistemático y continuo?
  • Si realiza operaciones en un mercado altamente competitivo, considere incorporar métricas de participación de terceros.
  • La prueba de fuego consiste en explicar con claridad la conexión de cada métrica de su dashboard con los objetivos de la organización.

Si bien la mayoría de las métricas de rendimiento permiten a los líderes descubrir qué cosas suceden, las métricas adecuadas ayudarán a los usuarios a hacer y responder preguntas para descubrir los motivos. Asegúrese de poder explicar con claridad la conexión de cada métrica de su dashboard con los objetivos de la organización.

Por ejemplo, en este dashboard se muestra cómo medir el rendimiento de manera apropiada.

Si se mide el rendimiento YTD (desde el comienzo del año hasta la fecha) en comparación con el presupuesto en el mismo período durante dos años, las métricas detalladas coinciden directamente con las metas y ayudan a responder preguntas como las siguientes:

  • ¿Cuáles son las tasas de crecimiento?
  • ¿Existen valores atípicos o tendencias anormales?
  • ¿Se alcanzaron las metas de rendimiento?

Evaluación de rendimiento

4. Use mejores visualizaciones

Los dashboards tienen que ser fáciles y rápidos de leer. Las tablas y las hojas de cálculo basadas en números suelen ser todo lo contrario. Este es un caso de uso en el que, verdaderamente, una imagen vale más que mil palabras.

Al hacer preguntas importantes, necesita libertad y flexibilidad para explorar sus respuestas en diferentes estructuras visuales. En el mercado de hoy en día, los gráficos básicos incorporados son solo elementales, y los verdaderos aportes de los datos se encuentran en múltiples tipos de visualizaciones avanzadas.

Características centrales de las visualizaciones modernas:

  • Variadas
  • No todo debe representarse en gráficos circulares o de barras. Debido a que el cerebro humano procesa una cantidad, una visualización o una imagen como “pieza” individual de información, el proceso de comprensión y asimilación de información es mucho más rápido cuando se muestran los datos visualmente en un dashboard con varios gráficos.

    Mediante el uso de múltiples tipos de visualizaciones, colores y filtros en un dashboard, puede comprender y compartir rápidamente el panorama completo para responder todas esas preguntas que los informes estándar no prevén.
  • Actuales e interactivas
  • ¿Necesita respuestas inmediatas durante una reunión importante?

    Los datos pueden ser de este trimestre, esta semana, esta hora o de hace treinta segundos. No hay duda de que los datos en tiempo real enriquecen sus operaciones.

    Los dashboards interactivos con fuentes de datos vigentes permiten realizar tareas de análisis importantes, como filtrado de vistas, ajuste de parámetros, cálculos rápidos y exploraciones profundas para examinar datos subyacentes. Responda las preguntas imprevistas de inmediato con unos pocos clics del mouse.
  • Prospectivas
  • Usar elementos visuales para detectar influencias estacionales en tendencias temporales ofrece la capacidad de hacer pronósticos y planear adecuadamente. Tome decisiones basadas en datos de trimestres históricamente improductivos, bajones estivales y auges de fin de año.

    Para los ejecutivos de ventas, la eficacia operativa y los resultados financieros son prioridades principales. Gracias a estos consejos para crear mejores visualizaciones, este dashboard del panorama ejecutivo proporciona información general fácilmente detectable de las métricas clave, como el número de representantes, el número de ventas, la tasa de ventas, los ingresos, los descuentos sobre ventas y las comisiones, además de un mapa de los ingresos YTD y un gráfico de las tendencias. Este dashboard simple, pero eficaz, permite a todas las partes involucradas supervisar el rendimiento individual y regional, comparar los resultados de ventas y evaluar las futuras oportunidades de canalización.

Descripción general ejecutiva

5. Use los datos en su campo

Es verdad que las personas pasan cada vez menos tiempo en sus escritorios, pero aun así trabajan más. Eso se debe a que no pierden la capacidad informativa de los datos cuando están fuera de la oficina.

La buena noticia es que las soluciones móviles para herramientas de análisis, que aparecieron hace años, finalmente están llegando a un nivel de madurez apto para los usuarios corporativos. Los análisis móviles dejan de ser aplicaciones independientes y limitadas, y se convierten en análisis que se integran sin problemas con las herramientas que usted usa todos los días. La inteligencia de negocios móvil finalmente está cumpliendo la promesa de una industria de 30 años de antigüedad: proporcionar información donde y cuando se necesita.

Esto significa que los trabajadores móviles que están fuera de la oficina, en diferentes partes de un almacén o en distintas ciudades pueden analizar datos y colaborar en la misma cadena de suministro.

Coca-Cola Bottling Co. Consolidated (CCBCC), la empresa embotelladora de Coca-Cola independiente más grande de EE. UU., debía solucionar un enorme problema de retrasos causados por la falta de informes.

Al proporcionar actualizaciones diarias de dashboards accesibles desde dispositivos móviles a más de 800 empleados, CCBCC mejoró significativamente su capacidad de controlar, combatir y reducir un problema de millones de dólares.

El analista sénior de negocios de CCBCC, Shawn Crenshaw, explica cómo la empresa usa datos sobre el terreno para mejorar la cadena operativa de suministro.

“Nosotros hacemos la mayor parte de los informes de ventas y entregas, es decir, todo lo que tiene que ver con las personas que venden el producto y las personas que lo entregan. Abordamos desde el marketing hasta el mercado interno, que es fundamentalmente donde se observan las grandes tiendas de Walmart, los bares, los pequeños comercios, nuestro rendimiento y la entrega del producto en sí”, dice Crenshaw.

Por ejemplo, CCBCC implementa un dashboard de operaciones de campo diarias dirigido, principalmente, a los empleados que entregan las mercancías. Antes de contar con este dashboard, los equipos de entrega pasaban una gran cantidad de tiempo tratando de determinar cuál sería la siguiente entrega. Necesitaban saber dónde se podían hacer las entregas más rentables y eficaces, sin pasar días y horas tratando de descifrarlo.

“Gracias a la tecnología móvil, ahora, los empleados encargados de hacer las entregas pueden usar sus iPads desde los camiones y saber cuál es la situación cuando se dirigen a cierto lugar o están en cierta ruta”, dice Kevin King, director de informes y análisis de CCBCC.

“A los empleados que trabajan sobre el terreno les encanta esto porque pueden ver los datos en tiempo real y tomar decisiones en el momento”, continúa King.

6. Comparta y colabore

La característica más importante de los dashboards es que permiten compartir información. Los dashboards son muy eficaces porque a través de ellos se logra que todos vean los mismos datos. Si nadie puede acceder a su dashboard ni interactuar con él, no servirá de nada que usted domine las prácticas anteriores. Por ese motivo es importante asegurarse de que los dashboards sean fáciles de compartir y ver.

Intente usar una distribución simple basada en navegador para compartir sus dashboards, especialmente si estos pueden incorporar datos recientes y adherirse a las medidas de seguridad. Proporcione un enlace en el que las personas puedan hacer un simple clic para acceder directamente al dashboard, tanto desde sus equipos de escritorio como desde sus dispositivos móviles.

Es posible que su organización también desee incorporar dashboards a herramientas de generación de informes existentes, intranets y otros recursos internos basados en web.

Cuando tenga sus dashboards listos, pruebe el plan de distribución y pida opiniones al respecto. Al igual que en cualquier proyecto exitoso, la clave es realizar buenas pruebas. A medida que gane experiencia y sepa qué usan las personas, podrá mejorar y actualizar sus dashboards, así como el proceso de distribución.

Cuando varios usuarios interactúen con los mismos conjuntos de datos, estos tendrán preguntas específicas acerca de lo que ven. Es importante que todos los usuarios de una organización puedan interactuar con los mismos datos para que obtengan las respuestas a sus propias preguntas.

Por ejemplo, este dashboard, conectado directamente con Google Analytics, permite a los usuarios seguir un enlace fácilmente, hacer clic en visualizaciones e interactuar con ellas para ver las tendencias del tráfico de un sitio web. Todos los miembros de una organización pueden observar esta información en detalle, jugar con ella y explorarla con rapidez.

Tendencias del tráfico del sitio web

Las cinco cosas que no deben hacerse con los dashboards

Habiendo descrito lo que debe hacerse con los dashboards, presentamos una breve lista de errores frecuentes que querrá evitar:

  1. Empezar con demasiada complejidad
  2. Con facilidad podemos volvernos demasiado ambiciosos y desear ofrecer dashboards muy detallados, en tiempo real, que estén preparados para todos los desafíos del negocio y brinden a los usuarios muchas opciones para profundizar. No dedique semanas o meses a desarrollar el dashboard “perfecto”. En lugar de eso, cree prototipos en ciclos cortos, pruébelos y modifíquelos.
  3. Usar métricas que nadie comprende
  4. La forma en que muestra y etiqueta las métricas puede tener sentido para usted, pero ¿tiene sentido para los demás? Las métricas pueden ser tan familiares para uno que a veces olvidamos validarlas con los demás. Asegúrese de que, además de respaldar los objetivos del dashboard, sus métricas sean comprensibles para quienes las vean.
  5. Sobrecargar dashboards con gráficos y widgets superfluos
  6. Resista la tentación de excederse en el diseño de sus dashboards o hacerlos demasiado llamativos con gráficos y widgets llenos de medidas. Aunque parezcan atractivos, se interponen en el objetivo de su dashboard: informar a su público rápida y fácilmente. Dé una apariencia sencilla a sus dashboards.
  7. Mantenerse a la espera de grandes proyectos de implementación de inteligencia de negocios y tecnología compleja
  8. Las implementaciones de inteligencia de negocios (BI) tradicionales suelen llevar mucho más tiempo del que se prevé. Esperar que un proyecto de BI tradicional se concrete puede implicar meses o años de retraso. Use aplicaciones que ayuden a diseñar y distribuir dashboards rápidamente.
  9. Subestimar la necesidad de mantener los dashboards
  10. El proceso no acaba con la creación del dashboard. Si no controla el dashboard para comprobar que las métricas sean relevantes y los datos estén actualizados, nadie lo usará. Asegúrese de validar la utilidad de su dashboard regularmente.

Conclusión

¿A qué número puede llegar? ¿Qué tratos puede cerrar? ¿Cómo puede mejorar su cadena de suministro? ¿Cuántas vidas se pueden salvar? ¿Qué cambios puede hacer en este momento para lograr un mejor resultado?

El sello de los dashboards basados en datos es que otorgan la capacidad de ver y comprender los datos a la velocidad del pensamiento. Si permite a los líderes de negocios y los trabajadores del conocimiento hacer y responder preguntas en tiempo real, los dashboards convertirán la información en acción y fomentarán la verdadera innovación.

También podría interesarle...