Não há dúvida de que o Excel é uma das ferramentas favoritas para análise e relatórios. Os usuários adoram o controle que têm, a criação rápida e fácil de modelos e gráficos, e a capacidade de ser tanto independente quanto autoconfiante. O Excel coloca você no controle. Mas, como dirigir um carro esporte quando o que você precisa é de um SUV (utilitário esportivo), usar o Excel para análise significa que você está bem servido de algumas maneiras e, em outras, mal servido. Dados desatualizados (e difíceis de atualizar), análises sujeitas a erros, diversas versões do mesmo arquivo circulando entre colegas, demasiado envolvimento manual — essas são apenas algumas das frustrações comumente associadas ao Excel. E o tempo gasto desenvolvendo suas análises em vez de passar o tempo realmente analisando?
Apesar desses problemas, muitos departamentos — e empresas como um todo — operam no Excel, amando-o em um minuto e odiando-o no outro.
Há melhores formas, desde melhorias simples que você pode fazer você mesmo até mudanças direcionadas à empresa em grande escala. Este trabalho se concentra principalmente em melhorias que você pode fazer para aprimorar a maneira como você executa suas análises sem sacrificar as vantagens do Excel.
1. Elimine análises que não sejam essenciais.
Você pode melhorar a qualidade de todas as suas análises se parar de fazer muitos relatórios e apresentações e se concentrar apenas naquelas que você e seus colegas precisam para tomar decisões. Coloque em um inventário os vários relatórios analíticos que você e sua equipe mantêm e descubra quais são importantes e com que frequência eles exigem atualizações. Você terá uma ideia bem melhor da métrica que importa e o valor que está sendo proporcionado à equipe.
Como bônus, você não somente irá reduzir a carga de trabalho de sua equipe e se concentrar nas tarefas mais importantes, como também irá eliminar muitos esforços duplicados não identificados anteriormente.
2. Use o Excel com mais sagacidade.
Estamos tão ocupados fazendo a mesma coisa repetidamente que às vezes nos esquecemos de parar e perguntar, “Há um modo levemente melhor?” E, a menos que você tenha superpoderes, quando se trata do Excel, provavelmente há.
- Use a ajuda online! O Excel tem ótimos exemplos. Mas não basta só lê-los. Use-os. Crie uma planilha com os mesmos dados que a Microsoft exibe em sua ajuda e replique os arquivos de ajuda. Utilizá-los irá ajudar mais do que ler.
- Procure ajuda. Para a grande maioria dos problemas de dados que você tem, provavelmente há alguém com exatamente o mesmo problema que descreveu a resposta em algum lugar na Internet. Pesquise “tabelas dinâmicas”, “suplementos do Excel” etc. Você ficará impressionado com quanta coisa tem lá.
- Aprenda as “bases de análise.” Tarefas e recursos como funções de “pesquisa”, tabelas dinâmicas, as funções de dados, localizar/substituir, intervalos nomeados e atalhos de teclado podem ajudar a agilizar sua análise.
- Avalie sua equipe e a si mesmo para obter a adequação técnica correta. Por exemplo, você pode conseguir utilizar o driver “ODBC” (padrão de Conectividade de Banco de Dados Aberto) para se conectar aos data warehouses e bancos de dados centralizados. Isso pode ser eficaz, mas os requisitos são muitos: 1) você deve ter acesso; 2) você deve saber o que está procurando e 3) você precisa estar se conectando ou arrastando menos de 1 milhão de células (para o Excel 2010.) Então não espere que seus analistas se tornem especialistas em macros do Excel ou programadores de banco de dados. Se precisar desse tipo de ajuda, procure agregar essas habilidades por meio de profissionais independentes ou desenvolvedores de meio período.
3. Preste muita atenção nos detalhes
Atualmente, o desafio dos dados não é que as pessoas não possuam informações. É a maneira como chegar até elas, limpá-las e garantir a integridade. Como todo mundo realiza essas tarefas de forma diferente, geralmente há diversas “versões da verdade.” O Excel só piora isso. Quando você acrescenta os erros lógicos cometidos em planilhas, isso se trata de eventuais informações incorretas ou enganosas. De fato, há estimativas da indústria que 90% das planilhas contêm erros lógicos ou de dados. A verificação da qualidade e a comunicação clara são essenciais.
É claro que ninguém é perfeito, então nunca suponha que você limpou seus dados, escreveu suas fórmulas ou organizou dados corretamente toda vez. Sempre faça bastante verificação de qualidade. Você deve fornecer dados precisos e dar-se ao trabalho de explicar onde você os conseguiu, como foram calculados e por que eles podem ser diferentes dos relatórios que têm sido vistos.
Tenha cuidado e seja descritivo ao nomear, incluir nomes de coluna, nome de arquivo e números de versão. Documentação boa e clara seria ideal. Ter mais atenção na nomeação e na documentação não vai parar os problemas, mas pode reduzi-los.
Não superestime o que outras pessoas sabem sobre o Excel. Por exemplo, o Excel possui recursos de gerenciamento de arquivo e controle de alterações. Você sabe qual a porcentagem de pessoas que sabem usá-los e agir em conformidade com eles? Não é muito. Você pode decidir se quer ser quem vai ensinar o mundo ou decidir fazer as coisas de formas muito claras e simples para que receba a resposta de que precisa.