United Way of the Bay Area tire le meilleur parti de ses ressources limitées grâce à Tableau Online



India Swearingen, responsable des évaluations et des analyses chez United Way of the Bay Area, explique comment cet organisme caritatif utilise Tableau Online pour optimiser au mieux ses ressources limitées et le temps de travail de ses employés.

Générer davantage d'informations exploitables tout en faisant des économies

Tableau : Quelle est la mission de United Way ?
India Swearingen, responsable des évaluations et des analyses : Chaque antenne de United Way fonctionne légèrement différemment des autres, mais notre mission est d'aider les personnes à sortir de la pauvreté. Pour United Way of the Bay Area plus particulièrement, notre mission est de réduire la pauvreté de moitié d'ici 2020 dans la région de la baie de San Francisco.

Tableau : C'est un objectif très ambitieux. De quelles ressources disposez-vous pour l'atteindre ?
India Swearingen : Les fonds dont nous disposons sont limités. Les systèmes de données que nous utilisons sont disparates. En matière de données, nous faisons face à de nombreux obstacles, et il était important de déployer Tableau dans notre organisation.

Tableau : Dans quelle mesure était-ce important ?
India Swearingen : Nous avons pu gagner un temps précieux en créant un tableau de bord pouvant être réutilisé au fil du temps. Désormais, lorsque nous créons un graphique ou les enquêtes que nous menons chaque année, nous disposons déjà d'un cadre de travail sous la forme de ce tableau de bord, dans lequel nous pouvons simplement injecter nos données.

Tableau : Vous utilisez donc les mêmes tableaux de bord chaque année ?
India Swearingen : Une fois que nous avons trouvé le format et l'aspect visuel adaptés pour les tableaux de bord de nos programmes, il suffit de connecter les données ou de les y charger chaque année pour l'exercice suivant.

Du côté de la préparation, nous devons consacrer un peu plus de temps au choix de l'aspect visuel le mieux adapté, mais du côté des analyses, nous pouvons gagner un temps précieux au final car c'est un outil durable, que chacun peut réutiliser pour gagner du temps sur le long terme.

Tableau : Comment gériez-vous vos données avant de passer à Tableau ?
India Swearingen : Avant Tableau, nous nous appuyions déjà sur les données, dans la mesure où chaque employé y attachait une grande importance et souhaitait les exploiter pour prendre des décisions plus éclairées. Tableau nous a permis d'obtenir ces informations plus rapidement et de nous connecter à de nombreuses sources de données différentes, que nous ne pouvions pas utiliser avant. Tableau nous permet de combiner tous ces éléments pour raconter une histoire.

Tableau : Pourquoi avoir choisi Tableau ?
India Swearingen : En tant qu'organisme caritatif, nous avons choisi d'utiliser Tableau Online pour des raisons évidentes pour de nombreuses associations caritatives, à savoir les limitations en matière de personnel et de ressources. C'est très utile pour nous de ne pas avoir à héberger cette solution sur notre propre serveur, et cela nous permet de réaliser tout un tas de choses sans avoir à embaucher ou mobiliser du personnel pour gérer un tel serveur. Cela nous permet aussi de faire des économies. Le fait que le serveur soit hébergé ailleurs nous permet de gagner du temps et de mieux gérer nos ressources.

Il ne s'agit plus de générer des rapports ennuyeux et bancals qui finiront par s'empiler sur votre bureau. Aujourd'hui, tous les employés peuvent accéder aux rapports sur Tableau Public où qu'ils se trouvent, du moment qu'ils ont accès à un ordinateur.

Possibilités de partage exceptionnelles et meilleure qualité des données

Tableau : D'où viennent vos données ?
India Swearingen : Les données utilisées par United Way proviennent de différentes sources, et nous pouvons les utiliser pour prendre des décisions éclairées.

Nous utilisons des données provenant de nos programmes. Nous utilisons des données issues des activités de nos agences. Nous utilisons des données générées par nos missions et nos interactions avec d'autres acteurs.

Tableau : Que s'est-il passé lorsque vous avez commencé à utiliser Tableau pour voir vos données ?
India Swearingen : L'un des avantages de Tableau, c'est que vous pouvez simplement vous connecter à vos données et vite réaliser qu'elles peuvent ne pas concorder avec les informations dont vous disposiez auparavant. C'est ainsi que tout à fait fortuitement, nous nous sommes retrouvés confrontés au problème de qualité des données. Nous avons pu en discuter et améliorer notre manière de collecter et d'intégrer les données, et nous avons connecté différentes sources de données.

L'équipe d'un de nos programmes, par exemple, n'a pas été en mesure de voir ses données sur l'année depuis son lancement.

La collecte des données provenant de nombreuses sources différentes était particulièrement chronophage, et les intégrer en un emplacement unique nécessitait une longue opération de nettoyage. Mais en connectant les données à Tableau, nous pouvons présenter les chiffres tels quels. S'ils sont corrects, tout va bien, et s'ils révèlent un problème, nous pouvons les interroger pour en savoir plus. Nous pouvons déterminer où se trouve le reste des données et dans quelle mesure nous devons les nettoyer, mais nous pouvons aussi discuter des résultats obtenus et de la manière de mesurer les différentes informations.

Chaque projet que j'ai mené dans notre organisation a révélé des problèmes avec certaines données. Il a donc fallu passer un peu de temps à les nettoyer pour nous assurer qu'elles étaient adéquates avant de les analyser.

Tableau : Tableau permet-il à vos employés d'accéder plus facilement aux rapports que vous générez ?
India Swearingen : La possibilité de partager des informations à l'échelle de l'organisation est vraiment exceptionnelle.

Il ne s'agit plus de générer des rapports ennuyeux et bancals qui finiront par s'empiler sur votre bureau. Aujourd'hui, tous les employés peuvent accéder aux rapports sur Tableau Public où qu'ils se trouvent, du moment qu'ils ont accès à un ordinateur.

Ils utilisent énormément cette solution car elle leur propose des données sous une forme interactive et ludique.

Tableau : Pouvez-vous donner un exemple concret de la manière dont vous utilisez Tableau ?
India Swearingen : Depuis 2005, nous menons une enquête annuelle pour déterminer comment se portent les différentes organisations caritatives de la région.

Traditionnellement, après l'enquête, nous générons un rapport statique, que nous transmettons à tous les participants. Avec Tableau, nous avons pu créer une histoire et présenter quelque chose en direct et accessible à tous. Nous avons présenté les questions que nous intégrons habituellement dans nos rapports, accompagnées d'un texte explicatif pour la compréhension. Aujourd'hui, chacun peut visualiser les données et utiliser les filtres pour les analyser différemment, et ainsi interagir de diverses manières avec elles.



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