United Way of the Bay Area hace más con menos gracias a Tableau Online



India Swearingen, directora de evaluación e información de United Way of the Bay Area explica cómo su organización sin fines de lucro usa Tableau Online para sacar el máximo partido de su personal, su tiempo y sus recursos limitados.

Más información por menos dinero

Tableau: ¿Cuál es la misión de United Way?
India Swearingen, directora de evaluación e información: Cada dependencia de United Way funciona ligeramente diferente de las demás. Sin embargo, la misión de todas ellas es la misma: sacar a la gente de la pobreza. En concreto, la misión de United Way of the Bay Area es reducir la pobreza del área de la bahía a la mitad para el año 2020.

Tableau: Es una meta ambiciosa. ¿Con qué recursos trabajan?
India: Trabajamos con fondos limitados. Contamos con sistemas de datos dispares. Los datos presentan muchos retos. Fue muy importante incorporar Tableau en nuestra organización.

Tableau: ¿Por qué?
India: Nos permitió ahorrar tiempo al poder diseñar dashboards perdurables que pueden usarse de manera coherente a lo largo del tiempo. Ahora, cuando creamos gráficos o realizamos nuestras encuestas anuales, ya tenemos un marco, un dashboard. Simplemente, podemos cargar los datos allí.

Tableau: ¿Pueden usar los mismos dashboards de un año a otro?
India: Ya encontramos el formato y los elementos visuales adecuados para los dashboards de nuestros programas. Por lo tanto, solo tenemos que conectar o cargar los datos cada año fiscal.

En el front-end, se invierte un poco más de tiempo para poner todo en marcha y decidir cuáles son los elementos visuales apropiados. Pero, en el back-end, se puede ahorrar mucho tiempo a largo plazo porque se cuenta con una herramienta sustentable. Se puede seguir utilizando cada vez, y eso ahorra mucho tiempo.

Tableau: ¿Cómo administraban los datos antes de la instalación de Tableau?
India: Antes de usar Tableau, ya éramos una organización que daba bastante peso a los datos. Nuestros miembros tenían un verdadero interés en ellos y en su uso para tomar decisiones informadas. Con Tableau, podemos transmitir información más rápido y conectar muchas fuentes de datos diferentes que no teníamos en el pasado. Tableau nos permitió conectar todo y contar una historia.

Tableau: A fin de cuentas, ¿por qué eligieron Tableau?
India: Probablemente, los motivos por los cuales elegimos usar Tableau Online sean los mismos que tendrían muchas otras organizaciones sin fines de lucro: trabajamos con personal y recursos limitados. No tener que alojar los datos en nuestro propio servidor es magnífico. Nos da más capacidad para trabajar sin tener que incorporar personal nuevo u ocupar el tiempo del personal existente en mantener el servidor, lo que supondría más gastos. Por lo tanto, al poder alojar los datos en otro lugar, disponemos de más tiempo y más recursos.

Ahora, los informes no son algo aburrido e impreciso que acumula polvo en los escritorios. Son una herramienta a la que las personas pueden acceder mediante Tableau Public cuando lo desean y desde cualquier equipo.

“Fenomenal” uso compartido, mayor calidad de datos

Tableau: ¿De dónde provienen sus datos?
India: En United Way, obtenemos datos de un gran número de fuentes. Hay muchísima información en la que podríamos basar nuestras decisiones.

Tenemos datos de nuestros programas. Tenemos datos sobre el movimiento de impacto colectivo de nuestras agencias. Tenemos datos sobre nuestros compromisos y sobre la participación de las personas en nuestra organización y las tareas en las que colaboran.

Tableau: ¿Qué pasó cuando comenzaron a visualizar sus datos con Tableau?
India: Uno de los beneficios de usar Tableau es que, a veces, uno carga los datos en la herramienta y descubre que estos son incoherentes con los informes pasados. Sin buscarlo, identificamos algunos problemas de calidad de los datos. Gracias a ello, pudimos abordar el problema y mejorar el modo en el que recopilábamos e introducíamos los datos, además de conectarnos a diferentes fuentes.

Por ejemplo, desde los inicios de uno de nuestros programas, no podíamos visualizar los datos del comienzo del año a la fecha.

La recopilación de todos los datos de diferentes fuentes en un solo lugar era un proceso largo. Requería mucha limpieza. Pero, cuando conectamos los datos a Tableau, pudimos plantear: “Así se ven los números. ¿Tienen la apariencia adecuada? De no ser así, ¿qué sucede? Averigüemos dónde se encuentra el resto de los datos, qué limpieza necesitan, cómo hablamos de los resultados, cómo medimos las cosas”.

En todos los proyectos de nuestra organización en los que participé, Tableau sacó a la luz problemas con los datos. Nos llevó algo de tiempo limpiarlos y prepararlos para poder realizar un análisis correcto.

Tableau: ¿Tableau facilitó el acceso de otros miembros de su organización a los informes que usted crea?
India: El valor agregado que obtengo al compartir información con la organización es fenomenal.

Ahora, los informes no son algo aburrido e impreciso que acumula polvo en los escritorios. Son una herramienta a la que las personas pueden acceder mediante Tableau Public cuando lo desean y desde cualquier equipo.

Dado que estos informes proporcionan datos en un formato interactivo y divertido, las personas les dan mucho más uso.

Tableau: ¿Puede dar un ejemplo de Tableau en acción?
India: Todos los años, desde 2005, hacemos una encuesta sobre organizaciones sin fines de lucro. El objetivo es medir cómo les va a nuestras organizaciones en la comunidad en comparación con otras entidades sin fines de lucro del área de la bahía.

Tradicionalmente, hacíamos la encuesta, generábamos un informe estático y lo enviábamos a quienes habían respondido o a quienes lo solicitaban. Por primera vez, pudimos hacer algo en tiempo real y publicarlo con los puntos de la historia de Tableau. Publicamos todas las preguntas que hubiéramos incluido en un informe con texto adicional para ayudar a las personas a comprenderlas. Ahora, ellas pueden extraer los datos, usar los filtros, observar diferentes subconjuntos de los datos e interactuar con ellos.



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